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¿Para qué podemos usar un Open Space? ¿Cómo generar espacios seguros de colaboración y cooperación ante los retos de las organizaciones?

Los eventos tipo Open Space se han vuelto populares para gestionar conferencias. En vez de asignar charlas anteriormente al evento, y llegar con un programa predeterminado, los propios asistentes presentan, seleccionan y determinan las charlas al empezar el evento.

"La opresión existe siempre que hay un monólogo donde debería haber diálogo."
—Paulo Freire

Pero el Open Space es un formato mucho más poderoso que únicamente realizar "des-conferencias". Podemos utilizarlo en nuestras organizaciones para hackear la cultura, escuchar todas las voces, y conectar alrededor de las conversaciones importantes.

Tuve la suerte de realizar un curso sobre facilitación de open space con Lisa Heft hace unos años, donde nos enseñó el poder de este formato. Desde entonces lo he realizado en varias organizaciones, no para compartir conocimiento únicamente, si no para trabajar en grupo en un propósito compartido.

Lo hemos facilitado en empresas para trabajar la estrategia de los siguientes años, para iniciar procesos de cambio complejos, o para tener una reflexión común sobre la cultura interna.

Es en ese contexto donde el Open Space revela su verdadera fortaleza como proceso. Un Open Space como motor de la transformación organizacional.

Como ejemplo, el Open Space Technology es introducido en la Sociocracia 3.0 como patrón para el cambio, y en las "estructuras liberadoras" como estructura para liberar la acción y el liderazgo.

Es muy difícil que las personas lleguen a una conferencia con un propósito compartido, algo que les involucre y les haga sentirse partícipes, responsables de lo que vaya a suceder. Quizás por eso, podemos encontrar artículos como el reciente artículo (Conferencias Open no lo son)  que apunta a las deficiencias del uso que se suele hacer de este formato como método de (des)conferencia. Básicamente, una conferencia no dejará de ser una conferencia por mucho que hagamos un formato diferente, si los asistentes no van más que a escuchar o a presentar sus transparencias. Recuerdo algún Agile Coach Camp que fue muy poderoso, en este formato, justamente porque percibes la conexión y creación de comunidad en un evento. Justo cuando había un nexo común y real entre los asistentes.

Los amigos de Biko2 me invitaron a escribir un artículo sobre el Open Space en su revista Biko Insights. Es un artículo que expande estas ideas, lo puedes encontrar en https://www.biko2.com/insights.

El Open Space es un tipo de proceso para generar ideas y posibilidades, divergente, no para crear planes de acción. Es un buen elemento en la elaboración de planes estratégicos, acompañado con el posterior trabajo de definición, de convergencia en las diferentes líneas de trabajo.

El propósito

Lo he visto funcionar muy bien en varios casos en las organizaciones:

1. Si en tu organización os enfrentáis a un reto, y queréis hacer una fórmula participativa, este evento participativo es definitivamente el formato a probar.
2. Si un grupo se enfrenta a cambios en los que debe alinearse, escucharse, y tomar acción, una posibilidad es decirles lo que hacer. Quizás alguien puede tener la autoridad (formal) para hacerlo, pero el cambio va a ser muy difícil así. El cambio que viene de la auto-organización es más poderoso y probable que suceda. Si las personas creen en las razones del cambio y lo pueden elegir.
3. Quizás estés preparando la estrategia de los próximos años, una transformación interna, o nuevos mercados. De la diversidad del grupo y los diálogos que enriquezcan las diferentes visiones podremos obtener visiones con más perspectivas y más compromiso.

Es interesante para generar conferencias más participativas. Pero es realmente PODEROSO cuando el grupo de personas se une alrededor de un propósito al que han sido invitados a participar.

Aquí os presentamos una pequeña guía de facilitación.

La conexión: la invitación

Antes de realizarlo debe estar muy claro el propósito del mismo, y las implicaciones del mismo una vez que arranque. Como facilitador tendrás que sostener el espacio (hold the space), pero debes tener la autoridad para hacerlo anteriormente. Se genera una espacio donde todas las voces y opiniones podrían ser oídas. Si el sponsor del evento, o los managers de la organización no están dispuestos a que eso suceda, es mejor no empezar. No se puede iniciar un Open Space con limitaciones a lo que pueda decir la gente invitada.

La conexión se genera por la invitación, por tanto no puede ser un evento obligatorio, básicamente por que sus propias reglas internas contradecirían la obligatoriedad. La invitación se genera alrededor de un tema central, que recoge el propósito, y que se expresa como la causa de la invitación.

En una transformación la invitación lo es todo. No cambiamos porque nos digan que lo hagamos. Cambiamos cuando decidimos hacerlo, así que invitemos a quien quiera trabajar en ello. Y un Open Space, al no ser obligatorio, crea el espacio perfecto para las personas a las que une un propósito y una voluntad común.

La preparación

Facilitador y sponsors deben acordar el tema, entender las reglas, elegir la duración y seleccionar los invitados. Además, se debe elegir un lugar que permita reunir a las personas sentadas en círculo para el inicio y cierre del evento, así como varios espacios modulares donde se irán produciendo las charlas.

La duración

La duración mínima es de 4 horas, donde nos da tiempo a preparar la parrilla de sesiones, realizar 3 sesiones de una hora cada una, y un cierre breve. La recomendación es que cada sesión debería durar al menos una hora, tiempo mínimo para que un grupo tenga un conversación profunda sobre el tema que quieren tratar. Un Open Space puede ser de varios días, cuando la invitación gira alrededor de un tema muy complejo o conflictivo. Las pausas entre días permiten asentar las ideas, reflexionar y llegar al nuevo día con más ideas y perspectivas.

La introducción

¿Quién ha oído hablar jamás de un "cuadrado de amigos"? El círculo es la geometría fundamental de la comunicación humana.

Todas las personas inician el día del Open Space sentadas en el círculo inicial. Este es un elemento importante en la facilitación, pues indica la igualdad entre todos los participantes del mismo. No hacen falta introducciones ni presentaciones, es un tiempo demasiado valioso y por tanto un coste demasiado elevado. Las conexiones entre la gente surgirán por el interés común en el tema común. Conectamos a través de temas o conversaciones, no por las introducciones, títulos o posiciones.

Un consejo, si las personas del grupo no se conocen, sí recomendamos ponerse etiquetas con los nombres.

Al inicio, el sponsor debe recordar brevemente el tema del Open Space, la razón de que estén todos invitados, y el facilitador abre el círculo explicando a continuación las reglas del Open Space.

Cuatro principios y una ley

La Ley de los dos Pies, o de la responsabilidad y el movimiento: Si en un lugar o momento no te encuentras contribuyendo o aprendiendo nada significativo para ti (responsabilidad), debes utilizar tus dos pies (movimiento) para encontrar ese lugar más productivo donde mostrar la luz que te corresponde.

¿Imaginas una organización dónde las personas están allá siempre dónde creen que más pueden aportar, o más les aportan, guiadas por un único tema central y completamente alineadas? Esa es la sensación cuando un Open Space funciona bien.

Además de la Ley de los Dos pies, hay cuatro principios que rigen el evento también:

• Cualquiera que viene es la persona adecuada.
• Cualquier cosa que pudo suceder es lo único que podía haber pasado.
• Cualquier momento en el que empieza es el adecuado.
• Cuando se acaba, se acaba.

Estos principios dan a entender que las personas están por encima del proceso. Sin embargo, estos principios no dan cabida a un "todo vale", y es labor del facilitador mantener el espacio abierto, sin que por ejemplo se manipule la asistencia de las personas a una sesión u otra, o ley de los dos pies como decisión individual de responsabilidad y movimiento.

El marketplace

Tras asegurarse el facilitador que las reglas están claras, se crea la parrilla de sesiones. Se establecen las duraciones y el número de sesiones en paralelo dependiendo del número de personas. Al menos, cuatro sesiones en paralelo por cada 100 personas.

Cada persona que quiere presentar una sesión escribe el título de la misma y su nombre en una hoja y la presenta desde el centro del círculo al resto de participantes. Posteriormente la coloca en la parrilla de horarios.

Una recomendación que daba Lisa Heft era que no hubiese ni filtros, ni priorizaciones ni agrupamientos. La diversidad es muy importante en un proceso divergente, y cada sesión puede ser diferente completamente aunque traten el mismo tema, pues tiempo, personas, emociones e ideas son diferentes alrededor de las sesiones. ¡Siempre hay tiempo y lugar para alguna sesión más! La agrupación tiende a crear pensamiento único. Como facilitador no podemos decidir sobre este tema, pero sostén el espacio para que entiendan su repercusión.

El facilitador

La labor del facilitador es mantener el espacio. La facilitación es especial, es un evento altamente auto-organizado, sin embargo, las pequeñas intervenciones de un facilitador pueden arruinarlo o hacer que fluya. Mantener el espacio es un concepto que llama a observar, cuidar y atender a los participantes y sus interacciones, más que trabajando con ellos, trabajando con el espacio, con el contexto que se crea alrededor.

El concepto es el de la no-intervención consciente. No puedes tomar decisiones por el grupo, pero debes de ser consciente del impacto como facilitador, estar presente, y cómo esta presencia puede influir. El facilitador confía en el proceso y las personas. Además, es importante estar atento a la diversidad del grupo, que esté atendida, tanto la visible (Idiomas, sexo,...) e invisible (discapacidades, clases sociales,...).

Las sesiones y el espacio

Se debe mantener un lugar de noticias e información, especialmente si el Open Space es largo, para mantener cualquier cambio logístico. Además, las comidas y los descansos tienen que suceder en el mismo lugar, de manera continua con las sesiones, para no romper el foco y el flujo de ideas.

El círculo inicial es fundamental para representar la equivalencia entre todas las personas presentes. Es una forma especial. ¡Aunque a veces parezca más un cuadrado por limitaciones del espacio! (¡Se pueden colocar en dos o más círculos concéntricos si falta el espacio!)

De cada sesión debe salir un resultado, para que quede constancia del trabajo realizado. Unas conclusiones, un resumen de la conversación, unas posibilidades a investigar,... es importante que este trabajo quede para que tras el evento se pueda seguir trabajando en la línea que el grupo vaya creando.

El cierre

El grupo vuelve al círculo y el facilitador invita a reflexionar sobre el transcurso de las sesiones y los espacios. Dependiendo del tiempo disponible se puede dar más tiempo de compartir experiencias, o puede ser un cierre más rápido, como compartir una frase o una palabra con el grupo.

El facilitador debe recoger las palabras de cierre, pues constituyen una visión del grupo sobre el proceso y el trabajo realizado, que posteriormente rescatará el espíritu del Open Space realizado.

Después

Posteriormente tenemos toneladas de información y energía. Es responsabilidad de la organización canalizarlas y seguir trabajando con las personas. El facilitador debe recoger la información generada de cada sesión, compartirla y distribuirla entre todas las personas, especialmente si forma parte de una transformación. Además, realizar una evaluación con los sponsors sobre el resultado y el proceso en sí mismo.

¿Tienes alguna pregunta o sugerencia sobre el proceso? ¡Te invito a compartirla en los comentarios!

Si quieres probar el poder del Open Space en tu organización, te invito a que nos contactes y hablemos sobre ello, ¡somos facilitadores profesionales!.

Referencias

• Open Space Technology - Harrison Owen
• https://en.wikipedia.org/wiki/Open_Space_Technology
• Lisa Heft - http://www.openingspace.net/