Acuerdos para una buena Colaboración

La importancia de los acuerdos para una buena colaboración en nuestras organizaciones.

En cualquier organización, la colaboración efectiva entre individuos y equipos es esencial para alcanzar los objetivos comunes y lograr el éxito. Sin embargo, la colaboración no ocurre de manera automática; requiere un entorno donde los miembros sepan cómo interactuar, qué esperar y cómo abordar los desafíos y decisiones. En este contexto, los acuerdos juegan un papel crucial. Los acuerdos permiten establecer expectativas claras, fomentar la confianza y crear una cultura de respeto y responsabilidad mutua.

¿Qué son los acuerdos?

Los acuerdos en las organizaciones son compromisos explícitos que los miembros del equipo o de la organización establecen para guiar su interacción, comportamiento y toma de decisiones. Estos pueden tomar muchas formas, desde acuerdos sobre cómo y cuándo comunicarse, hasta principios compartidos sobre cómo manejar los conflictos o tomar decisiones.

Los acuerdos pueden ser formales, como las políticas internas o los contratos, pero también pueden ser informales, como normas de equipo o compromisos sobre el estilo de trabajo. Sea cual sea su forma, su propósito principal es crear un marco claro que permita a todos los miembros saber qué esperar unos de otros.

Beneficios clave de los acuerdos en la colaboración

Claridad y alineación de expectativas: Uno de los mayores beneficios de los acuerdos es que ayudan a alinear las expectativas entre los miembros del equipo. Sin acuerdos claros, las suposiciones individuales sobre cómo debería funcionar la colaboración pueden entrar en conflicto, generando malentendidos y frustración. Al formalizar las expectativas, las personas tienen una referencia común, lo que evita confusiones y asegura que todos estén alineados en la misma dirección.

Fomento de la confianza: Los acuerdos crean un ambiente de confianza, porque establecen compromisos explícitos que los miembros pueden cumplir. Cuando todos saben que se respetarán ciertas reglas y principios, se genera una mayor sensación de seguridad psicológica, que es fundamental para fomentar la participación y la toma de riesgos, elementos claves para la innovación y el éxito organizacional.

Resolución de conflictos: Los conflictos son inevitables en cualquier grupo de trabajo. Sin embargo, tener acuerdos previos sobre cómo manejar esos conflictos ayuda a evitar que escalen. Por ejemplo, un equipo puede acordar que cualquier desacuerdo se discuta en una reunión específica, en lugar de permitir que los malentendidos crezcan. Los acuerdos también pueden proporcionar una referencia objetiva para resolver problemas, eliminando la ambigüedad y facilitando soluciones rápidas y justas.

Mejora de la toma de decisiones: En la toma de decisiones, los acuerdos son fundamentales para definir cómo y quién tomará las decisiones en el equipo. Esto puede abarcar desde la forma en que se recopila la información, hasta cómo se llega a un consenso. Por ejemplo, en algunas organizaciones se utilizan acuerdos como el proceso de decisión basado en el consentimiento, donde una decisión se toma si no existen objeciones significativas. Este tipo de enfoque estructurado reduce el tiempo perdido en debates improductivos y asegura que todos tengan la oportunidad de participar.

Aumento de la productividad: Los equipos con acuerdos bien establecidos tienden a ser más productivos. Esto se debe a que los acuerdos eliminan la ambigüedad sobre el "cómo" de las tareas diarias. Cuando todos están de acuerdo en el proceso de trabajo, en los objetivos compartidos y en cómo manejar los retos, se pierde menos tiempo en redefinir continuamente lo que ya se ha discutido. Además, se reduce la fricción innecesaria entre los miembros del equipo.

Tipos de acuerdos importantes en la colaboración organizacional

Acuerdos de comunicación: Estos son probablemente los más comunes. Los equipos deben acordar cómo y cuándo se comunicarán, qué herramientas utilizarán, cuál será la frecuencia de las reuniones y cómo se compartirán los avances. Las reglas claras sobre la comunicación ayudan a gestionar expectativas y a evitar sobrecargas informativas o malentendidos.

Acuerdos sobre la toma de decisiones: Definir cómo se tomarán las decisiones críticas dentro de un equipo u organización es vital. Si no hay claridad sobre los roles de decisión, es fácil que las decisiones queden estancadas o que los individuos sientan que sus opiniones no se valoran. Los acuerdos pueden incluir desde quién tiene autoridad para tomar qué tipo de decisiones, hasta los métodos para lograr consenso.

Acuerdos de comportamiento: Establecer acuerdos sobre cómo interactuar dentro del equipo es crucial para crear un ambiente de respeto. Estos acuerdos pueden incluir la puntualidad en las reuniones, la cortesía en el debate, el respeto hacia la diversidad de opiniones y la confidencialidad de la información discutida.

Acuerdos sobre la resolución de conflictos: Acordar de antemano cómo se manejarán los conflictos puede ahorrar tiempo y estrés cuando inevitablemente surjan desacuerdos. Estos acuerdos pueden incluir la obligación de discutir los problemas directamente con la persona involucrada antes de escalar la situación o el compromiso de no interrumpir a los demás durante las reuniones de resolución de conflictos.

Cómo establecer acuerdos efectivos

Involucrar a todos las personas afectadas: Los acuerdos son más efectivos cuando todos los involucrados participan en su creación. Esto asegura que las voces de todos se escuchen y que los compromisos asumidos sean realistas y alcanzables.

Ser específicos y claros: Los acuerdos vagos son difíciles de cumplir y pueden llevar a diferentes interpretaciones. Por ejemplo, un acuerdo como "respetar los plazos" es demasiado amplio. En su lugar, "comunicar al equipo cualquier retraso con al menos 24 horas de anticipación" es un acuerdo mucho más claro y fácil de seguir.

Revisar y ajustar regularmente: Los acuerdos no deben ser estáticos. Es importante que los equipos revisen sus acuerdos periódicamente para asegurarse de que siguen siendo relevantes y útiles a medida que evolucionan las dinámicas del equipo y los desafíos del proyecto.

Mira por ejemplo los patrones relacionados en S3.

Ejemplo: La importancia de los acuerdos en la planificación y priorización

Imaginemos un equipo de desarrollo de software trabajando en varios proyectos simultáneamente. Sin acuerdos claros sobre la planificación y priorización de tareas, los miembros del equipo pueden tener diferentes interpretaciones de qué trabajo debe terminarse primero y cómo deben gestionarse los cambios inesperados.

El desafío sin acuerdos:

Sin un acuerdo explícito, algunos miembros podrían priorizar las tareas según su urgencia percibida (¡o quién grita más cuando lo pide!), mientras otros podrían enfocarse en la importancia técnica. Esto crea confusión y, a menudo, resulta en conflictos sobre en qué proyecto trabajar, lo que puede ralentizar el progreso general. Además, si no hay un acuerdo sobre cómo gestionar los cambios en los requisitos o las nuevas solicitudes, el equipo puede enfrentarse a constantes interrupciones que afectan la productividad.

El impacto con acuerdos claros:

Si el equipo establece acuerdos explícitos sobre la planificación y la priorización, estos problemas pueden mitigarse. Por ejemplo, podrían acordar que cada semana se revisarán las prioridades de la pila de producto en función del valor para el negocio y el coste de retraso. Asimismo, pueden convenir que cualquier nueva solicitud fuera del sprint actual debe discutirse y priorizarse en la próxima planificación, en lugar de ser abordada inmediatamente.

Estos acuerdos permiten que el equipo tenga claridad sobre qué trabajo es prioritario, reducen el estrés de tener que responder a todo de manera reactiva y aseguran que los recursos se asignen a las tareas que realmente impulsan los resultados. Además, los acuerdos sobre cómo manejar los cambios proporcionan un proceso claro, evitando la sensación de caos o sobrecarga que puede generar la multitarea o los cambios frecuentes de enfoque.

Este ejemplo muestra cómo los acuerdos no solo mejoran la colaboración, sino que también son fundamentales para mantener una planificación eficaz y una priorización que impulse resultados de manera alineada y estratégica.

Conclusión

Los acuerdos son esenciales para una colaboración efectiva en las organizaciones. Aportan claridad, confianza y estructura, y ayudan a reducir la incertidumbre y los malentendidos. Cuando los equipos establecen acuerdos explícitos sobre cómo interactuar, comunicarse, tomar decisiones y resolver conflictos, están creando una base sólida para una colaboración productiva y positiva. Implementar y respetar acuerdos claros no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fomenta un entorno de trabajo donde las personas pueden colaborar de manera más abierta, honesta y efectiva.